秘书的品质
秘书必备的品质 秘书的日常工作虽然是帮上司“打杂”，但她在另一方面又肩负着“公司形象代言人”的重任，她给外人的印象不仅关系着上司的形象，也关系着整个公司的形象，所以，作为职业秘书，一定要在工作中有意识地塑造自己的品质。 一、认真 且不说职业秘书，就是一般的白领，在工作中也要“认真”，可以说，做到“认真”二字对于秘书来说是最起码的要求，但是，从另一个意义上来说这也是很困难的。特别是对于年轻的秘书来说，谁没有个小爱好，想自在一点呢？比如，与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事，但是，无论哪个公司都不会允许秘书有这种享受及类似的行为。作为职业秘书，不仅要遵守单位的规章制度，而且还要比一般工作人员做得更好，因为你在领导身边工作，他们对你的要求自然更严，标准更高；他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧或办事拖拖拉拉。 二、诚实 所谓诚实，就是说老实话，办老实事，做老实人。当然，作为白领都需要诚实，但对于秘书来说这一点尤其重要，因为不管经验多么丰富，秘书在繁杂忙乱的工作中多少会出这样或那样的差错。出了错，马上道歉，这就是诚实。比如，一个港商希望与自己的上司见面，他在电话里说“下午14点来拜访”，你却听成“下午4点来拜访”，结果出现失约，造成误会。工作中出现了差错之后，就应当实事求是地向上司认错，而不是掩盖事实，或者往他人身上推以逃避自己的责任。有些秘书不诚实，为了自己或自己朋友的私利，故意隐瞒事实的真相，不实及时地向上司汇报，从而给上司的决策造成失误。所以，对于秘书来说，诚实是最重要的人品，只有用诚实才能换取上司和同事的信任。 三、谦逊 与其他部门的人相比，秘书的确有一种“近水楼台先得月”的优势，可以容易得到各种信息，听到各种机密，这是秘书工作本身决定的。比如这天上午，公司开董事会讨论人事问题，秘书到会议室为与会者添了好几次茶，这样她就自然而然地知道了一些人事变动的事；又比如，总经理明天上午出差，下午让秘书分别通知赵钱孙李四位部门经理来交待工作，其中他与李经理谈得最长，一直到下班还没有结束，这意味着什么？秘书当然能明白其中的微妙之处。正是由于秘书容易得到这种“上层信息”，往往会引起一些人的羡慕或忌妒。如果秘书自己也产生这种优越感，那就会在无形之中破坏自己与其他部门人的关系。 如果秘书没有谦逊的品质的话，职务上的优越感就会让她滋生出骄横跋扈的毛病，比如把上司的职权当成是自己的职权，谁要是不买自己的账，就假公济私，想方设法结对方穿小鞋；即使你不是一个颐指气使的人，但总会有人看在你上司的份上向你献殷勤，如果不具备谦逊的品质，你也会慢慢地把自己的尾巴翘起来。因此，为了搞好与各方面的关系，秘书无论何时何地都要把自己当做公司的普通一员，绝对不允许自己滋生出“超人”的感觉。 四、合群 秘书部门是一个单位的神经中枢，从收集信息到给领导安排工作日程，几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果一个秘书不合群，不是离群索居，就是孤芳自赏，那她就很难有亲和力，公司里的同事就会对她敬而远之；如果这样，那她不仅得不到各部门的支持，反而有可能到处有人给她使绊，让她寸步难行。 五、宽厚 秘书应该性情温和，待人友好。因为部门利益、价值观念等方面的原因，同事之间对一些具体问题的看法上出现分歧是正常的。因此，当你在工作中遇到难以沟通的时候，应习惯换位思考，从对方的角度看问题，理解对方。不管双方的分歧如何大，你首先要在人格上尊重对方，不是以权势压人，强迫对方接受自己的`意见；如果对方不接受，就找机会刁难人家，给对方穿小鞋。 六、自信 秘书工作的一个特点就是突发性事件多。比如，老总约好一个重要的客户下午三点钟见面，可是他在两点半的时候没跟任何人打招呼，就一个人开车出去了。客户马上就要到了，秘书应该怎么办？找办公室主任也找不着。面对这种情况，秘书应该情绪稳定，缓急有序。因此，秘书必须有高度的自信，否则局面无法收拾。当然，秘书的自信一般不会挂在嘴上，也很少显在脸上，他们的自信多是化作了行动；秘书办事谨慎，这并不表明胆怯；为人宽容，但不是懦弱的表现。事实上，秘书只有自信才能赢得上司的信赖，秘书凭借自信而成功的比例远远高于依赖聪明而成功的比例。 七、慎密 秘书在工作中必须慎密周到，养成做事留有余地的习惯。比如，秘书于雪的上司明天下午要去山东泰安出差，但在中午他还要在燕京饭店宴请一个东北来的客户。上司与客户吃完午饭马上就去北京站，乘火车在下午七点之前赶到公司在泰安的办事处，晚上宴请当地几个重要客户。 于雪对上司的日程是这样准备的：要在下午七点之前到达泰安，就必须下午两点半之前上火车，因为从北京到泰安快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时；如果与东北的客户吃饭预定花一个半小时，加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在十二点开始进餐就行。根据这种反推法，于雪安排司机十一点半从公司送上司到燕京饭店(半个小时足够)，并订了下午二点半的火车票，通知泰安办事处的人下午六点半接站。 但是，第二天意想不到的事发生了：上司与客人吃饭时一聊天就把时间忘了，直到两点钟才从饭店出来。他一看手表，说忘记了时间，问在饭店外等候的司机，去泰安下一趟火车最早是几点，；司机说不清楚，上司有些不耐烦，于是司机马上打电话问于雪。没过一分钟，于雪就用短信将今下午北京站路过泰安的所有火车的开车时间发了过来，因为于雪预计到了这种情况可能出现，提前做好了准备。当时上司很惊讶，但也很满意。 作为秘书，就应该办事慎密，能将工作中可能出现的各种意外状况考虑在内了。不过，在日常工作中出现小琼面对的这种意外情况并不多，你准备好几十次列车时刻表也许只有一两次能用得上，所以，有些秘书可能会认为这么做是做无用功，但是，像小琼面对的这种情况在什么时候发生谁也不知道，所以，对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的。如果办事慎密，留有余地，结果往往会出乎你自己的意料。如果你养成了这么一种办事习惯，上司和同事就会对你有另一种看法：你是一种办事稳重，可以值得信赖的人！ 八、有上进心 一个优秀的秘书会脚踏实地，追求上进。这种上进心表现在两个方面，一是自我学习能力强。她会经常了解时事政治的最新动态，并对宏观经济的走向有较深的把握，因此，她会经常上网，并注意收集电视、报刊杂志等媒体上的各种信息，弥补自己知识上的不足或迎接新的工作的挑战。 在另一方面，她会注意自我完善。人们在自我完善过程中，不仅能更客观地看待自己，也能更加深刻而又敏锐地了解世界和看透人心。因此，自我完善的过程实际上也是塑造自己品格的过程。但是，自我完善并不限于增加学问，比如，听听京剧，看看美术作品，这些都是丰富自己内心世界的手段，也是自我完善的方式。 九、幽默风趣 秘书在工作中应该冷静，处理问题小心谨慎。但是，久而久之，她可能会给人一种机械而又呆板的印象，这对你维持良好的人际关系不利。作为秘书，你不仅要搞好自己的人际关系，而且还有责任协助上司处理好各方面的人际关系，因此，她还必须机智并富于幽默。所谓“机智”就是俗话说的“在什么山上唱什么歌”，不墨守成规，能将原则性和灵活性融为一体。而所谓幽默感，就是你说的笑话让人不得不笑，但它又是优雅的，不同于一些手机短信中的“黄段子”。但是，秘书毕竟是处于企业管理神经中枢，是上司与公司内外交流沟通的重要桥梁，她不能为了机智幽默而机智幽默，重要的是你的内涵和能力，否则，她就会给人留下一个只会耍嘴皮子的印象。 ;
秘书人员应具备的基本素质有哪些
在社会经济发展的需求下，秘书人员必须具备工作的基本素质，具体是哪些呢？下面是我给大家搜集整理的秘书应具备的基本素质 文章 内容。 秘书应具备的基本职业道德素质 职业道德是秘书人员从业立业之根本。秘书相对其他职业而言，最接近决策层，领导层，甚至直接参与其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德沦丧，造成的损失无法估量。因此，秘书人员的职业道德修养尤其重要。秘书的职业道德，体现在“忠、信、勤、廉、俭”五个方面。 (一)忠于职守。作为文秘人员，要忠诚于职守、忠诚于集体。现实生活中有这样的情况，有的同志仅仅对某个人忠心，处处偏重某个人，甚至无视组织原则和组织纪律，而搞得领导之间不团结。不可否认，由于工作接触多、兴趣相投、性格相近等原因，一个秘书人员同哪位领导联系紧一点，感情深一点，这很正常。但是在实施服务时，都要尽心尽力;在原则问题上，都要一视同仁;在协调工作中，都要按规矩和程序办事。只有这样，才不会引起领导的不满，造成领导之间的隔阂，才不会出现所谓的“排错队”、“跟错人”，领导和组织就会诚心待你、放心用你。 (二)恪守信用。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调，担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此，在传达指示、传递意见、反映情况都要重事实，做到准确无误。否则就可能影响工作的展开，甚至导致重大决策的失误。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。做到不该看的不看，不该打听的不打听，不该问的不问。在一般场合避免谈论关于工作上的事情。 (三)业精于勤。眼勤、手勤、脚勤、脑勤。眼勤，就是善于观察，善于发现，由此及彼、由表及里，及时掌握事情真实动态，分析利弊，去伪存真，为领导决策提供真实有利的依据;手勤，就是要多动手，多做事，会做事，善成事，以一丝不苟、心细如发的工作态度，主动拾遗补缺，做到不误事、不出事、不乱事，进而成大事;脚勤，就是要多深入基层，搞调查研究，抓督查落实，了解实情，反映实际，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据;脑勤，就是要勤于思考，善于思索，锤炼思维，想领导之所想，想领导之未想，为领导决策服好务、参好谋、成好事。 (四)廉洁奉公。不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。 (五)俭以养德。秘书要耐得住寂寞，安得退屈，不慕荣华，宠辱不惊。古人常说，良田千顷，一日三餐，广厦万间，微驱八尺。做秘书不能贪得无厌，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要静以修身，俭以养德，把事业看得重一些，把名利看得淡一些，把个人得失看得轻一些。人无千日好，花无百日红，阴晴圆缺，潮涨潮落，秘书无论顺逆都应保持一颗平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底线，千万不能为追名逐利或一念之差而越出藩篱。 秘书应具备的基本职业能力素质 良好的职业道德是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件，而个人的职业能力，则直接影响到工作的质量和效率。可以说，能力是新时代秘书人员迈向成功的保证。 (一)深厚的文字功底。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。 (二)熟练的操作能力。随着科技发展和 网络技术 的应用，秘书的传统工作方式有了根本性的转变，如，信息搜集、整理、传递、处理的速度及有效性得到了极大的提高;计算机、扫描仪、复印机、投影仪、电视会议系统、图像编辑软件、公司局域网等数字化、智能化、信息化的办公软件和硬件的运用，不仅提高了秘书人员的办事效率，也增强了秘书人员事务处理的准确性，同时对秘书人员的办公自动化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘书人员掌握最新的办公室技术 操作系统 ，为日常工作的处理提供便利化的技术操作服务。 (三)较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的 渠道 ，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和 经验 。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。 (四)良好的沟通能力。秘书的工作比较复杂，要相当好秘书这个角色，就要学会处理方方面面的关系，分析某项工作的相关因素，解决和处理其相关方面的事项，以达到沟通协调目的。在各职能部门之间，通过秘书的协调，明确职责、合理分工、相互配合。沟通协调中经常会出现被协调者各方在认识和观点上的分歧，有时可能会相当大。沟通协调者应采取求同存异，在分歧中找共同点，提出双方能接受的方案，促使沟通协调成功。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个企业的效益在无形中得到进一步提高。 (五)敏捷的应变能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契的配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内作出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。 总之，文秘工作是一项综合性的标准性非常强的工作，从事这项工作的人员必须具备较高的综合素质，才能更好地完成工作。作为一名文秘工作人员，必须立足实际，认真学习，勇于实践，善于 总结 ，不断提高，才能真正成为一名称职的文秘工作者。 秘书的基本职责 大致也有以下11个方面： 日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) 接待事务(来访接待、安排服务等) 会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等) 行政事务 信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) 调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择) 文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理) 写作事务(各种文体的写作) 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况) 其他领导临时交办的任务 >>>下一页更多精彩“秘书应具备的气质”
